Ich möchte Euch hier meine Erfahrungen auf dem Weg zur papierlosen Praxis aufzeigen. Vor allem die Vor- und Nachteile, welche eventuell auftreten können. Begonnen habe ich damals in der Praxis mit Karteikarten. Für Rechnungen nutzte ich ein Programm, welches damals dafür angeboten wurde.
Beim Umstieg im Jahre 2013 habe ich parallel Karteikarten für die Dokumentation genutzt. Ebenfalls parallel ein analoger Terminkalender. Der Hintergedanke war die Ausfallsicherheit. Es könnte ja das Internet oder Strom ausfallen und somit hätte ich keinen Zugriff mehr auf die Termine oder Doku.
Tatsächlich ist in dieser Zeit das Internet häufiger ausgefallen. Ein Backupsystem via Smartphone Hotspot war aber ständig vorhanden und hat auch funktioniert. Von einem richtigen Ausfall kann also nicht unbedingt gesprochen werden. Ein ungeplanter Stromausfall war in dieser Zeit auch nicht zu vermelden. Geplante Stromabstellungen gab es zwei oder drei, die haben den Praxisablauf aber nicht beeinflusst, weil eben vorhersehbar.
In den ganzen 18 Jahren, in denen ich die Praxis jetzt betreibe, kam es zu keinen Einschränkungen durch Strom- und/oder Internetausfall.
Grund genug, auf eine (fast) papierlose Praxis umzustellen. Das eingeklammerte fast erkläre ich weiter unten. Sollte mal ein Blackout kommen, mache ich mir übrigens keine Gedanken darüber, welcher Patient jetzt als Nächstes kommt. Dann gibt es ganz andere Probleme.
Nun also eine Auflistung der Dinge, welche inzwischen papierlos sind. Dabei führe ich gleich die Vor- und Nachteile auf.
Terminkalender:
Der Terminkalender wird inzwischen ausschließlich in Lemniscus geführt.
Vorteil: Ich kann überall darauf zugreifen und auch von unterwegs einen Termin eintragen. Sogar im Urlaub am Strand wäre dies möglich, aber nicht sinnvoll. Es ist kein Papierterminkalender mehr notwendig.
Nachteil: Bei kurzzeitigen Strom- oder Internetausfällen ist kein Zugriff möglich. Das ist in 18 Jahren Tätigkeit aber bisher nicht vorgekommen.
Rechnungen:
Die Rechnungen sind weitgehend papierlos. Es gibt nur noch sehr wenige Patienten, welche eine Papierrechnung wollen. Das sind meist ältere ohne E-Mail-Adresse, wobei es da in den letzten Jahren auch eine Änderung gegeben hat.
Vorteil: Die Rechnungen sind im System und können jederzeit eingesehen werden. Unterwegs kann ich von überall darauf zugreifen. Es ist möglich, die Rechnung an sich oder eine Übersicht der letzten Rechnungen mit Downloadmöglichkeit an den Patienten zu versenden. Weniger Papier, Verbrauchsmaterial wie Toner oder Tinte und geringere Schadstoffbelastung.
Nachteil: für mich keiner,
Behandlungsvertrag:
Den Behandlungsvertrag verschicke ich mit Eversign. Das geht schnell und unkompliziert.
Vorteil: Die Behandlungsverträge sind gleich digitalisiert, es wird weniger Papier und Platz zur Aufbewahrung benötigt,
Nachteil: für Patienten ohne E-Mail-Adresse muss eine Lösung gefunden werden (siehe weiter unten), Zusatzkosten
Dokumentation:
Die Behandlungsdokumentation verläuft bei mir inzwischen auch papierlos. Ich habe mir lange Gedanken darüber gemacht, wie ich das am besten anstelle. Denn mit dem Tablet oder PC möchte ich nicht beim Patienten sitzen.
Es gibt verschiedene Systeme von digitalem Papier. Ein recht bekanntes ist Rocketbook. Das Notierte wird durch Abfotografieren mit der dazugehörigen App digitalisiert und in die Cloud bzw. an eine E-Mail-Adresse geschickt. Das funktioniert unter Lemniscus analog mit Murxy!. Ich habe mir den Anamnesebogen direkt laminiert und nutze diesen in Verbindung mit einem abwischbaren Folienstift. Direkt nach der Behandlung kann ich dann die Dokumentation in Lemniscus hochladen. Wer das Prinzip von Rocketbook gerne mal ausprobieren möchte, dem habe ich eine Vorlage dafür angehängt. Die App dazu findet ihr im App-Store unter dem gleichen Namen. Tipp: Ich habe solche Vorlagen laminiert und nutze diese für andere Notizen.
Für Routinedokumentation bei wiederkehrenden Behandlungen nutze ich Text-Expander. Dafür habe ich mir einige wiederkehrende Textbausteine angelegt und mit einem Kürzel versehen. So geht die Dokumentation nach einer Behandlung in kürzester Zeit. Vorteil ist, dass die Texte auf allen Geräten zur Verfügung stehen.
Arztberichte und Dokumente vom Patienten können entweder vom Patient selbst hochgeladen werden oder scanne ich direkt via Murxy! ein. Somit habe ich sie ebenfalls digital vorliegen. Die Kopien oder auch Originale bekommt der Patient direkt oder bei der nächsten Behandlung wieder ausgehändigt.
Vorteil: Die Dokumentation kann direkt in der Akte beim Patient übersichtlich eingesehen werden. Bei Bedarf sind nur ein paar Klicks nötig, um sie zu verschicken. Ich kann auch unterwegs von allen Geräten darauf zugreifen. Es spart Papier. Weniger Platzbedarf zur Aufbewahrung der Dokumente.
Nachteil: für mich keiner
Fast papierlos:
Jetzt also zum Grund, warum ich nur fast papierlos bin. Einige ältere Patienten haben keine E-Mail-Adresse, keinen Computer und auch kein Smartphone. Bei denen kann ich die Behandlungsverträge am Tablet unterzeichnen lassen oder habe einen Ausdruck parat.
Ebenfalls wollen einige Patienten eine Papierrechnung per Post. Das wird aber in den letzten Jahren immer weniger. Pro Monat vielleicht 2 - 5.
Bei den Terminbenachrichtigungen gibt es ebenfalls noch welche vom alten Schlag, welche einen Terminzettel benötigen. Dafür habe ich damals welche mit meinen Visitenkarten (Corporate Design) drucken lassen und noch massig vorrätig.
Fazit:
Ich bin froh darüber, papierloser zu sein. Die Vorteile sind größer als die Nachteile, welche unter ungünstigen Umständen auftreten könnten.
Fragen beantworte ich gerne und falls ich etwas vergessen haben sollte, wird es hier im Beitrag ergänzt.
Beim Umstieg im Jahre 2013 habe ich parallel Karteikarten für die Dokumentation genutzt. Ebenfalls parallel ein analoger Terminkalender. Der Hintergedanke war die Ausfallsicherheit. Es könnte ja das Internet oder Strom ausfallen und somit hätte ich keinen Zugriff mehr auf die Termine oder Doku.
Tatsächlich ist in dieser Zeit das Internet häufiger ausgefallen. Ein Backupsystem via Smartphone Hotspot war aber ständig vorhanden und hat auch funktioniert. Von einem richtigen Ausfall kann also nicht unbedingt gesprochen werden. Ein ungeplanter Stromausfall war in dieser Zeit auch nicht zu vermelden. Geplante Stromabstellungen gab es zwei oder drei, die haben den Praxisablauf aber nicht beeinflusst, weil eben vorhersehbar.
In den ganzen 18 Jahren, in denen ich die Praxis jetzt betreibe, kam es zu keinen Einschränkungen durch Strom- und/oder Internetausfall.
Grund genug, auf eine (fast) papierlose Praxis umzustellen. Das eingeklammerte fast erkläre ich weiter unten. Sollte mal ein Blackout kommen, mache ich mir übrigens keine Gedanken darüber, welcher Patient jetzt als Nächstes kommt. Dann gibt es ganz andere Probleme.
Nun also eine Auflistung der Dinge, welche inzwischen papierlos sind. Dabei führe ich gleich die Vor- und Nachteile auf.
Terminkalender:
Der Terminkalender wird inzwischen ausschließlich in Lemniscus geführt.
Vorteil: Ich kann überall darauf zugreifen und auch von unterwegs einen Termin eintragen. Sogar im Urlaub am Strand wäre dies möglich, aber nicht sinnvoll. Es ist kein Papierterminkalender mehr notwendig.
Nachteil: Bei kurzzeitigen Strom- oder Internetausfällen ist kein Zugriff möglich. Das ist in 18 Jahren Tätigkeit aber bisher nicht vorgekommen.
Rechnungen:
Die Rechnungen sind weitgehend papierlos. Es gibt nur noch sehr wenige Patienten, welche eine Papierrechnung wollen. Das sind meist ältere ohne E-Mail-Adresse, wobei es da in den letzten Jahren auch eine Änderung gegeben hat.
Vorteil: Die Rechnungen sind im System und können jederzeit eingesehen werden. Unterwegs kann ich von überall darauf zugreifen. Es ist möglich, die Rechnung an sich oder eine Übersicht der letzten Rechnungen mit Downloadmöglichkeit an den Patienten zu versenden. Weniger Papier, Verbrauchsmaterial wie Toner oder Tinte und geringere Schadstoffbelastung.
Nachteil: für mich keiner,
Behandlungsvertrag:
Den Behandlungsvertrag verschicke ich mit Eversign. Das geht schnell und unkompliziert.
Vorteil: Die Behandlungsverträge sind gleich digitalisiert, es wird weniger Papier und Platz zur Aufbewahrung benötigt,
Nachteil: für Patienten ohne E-Mail-Adresse muss eine Lösung gefunden werden (siehe weiter unten), Zusatzkosten
Dokumentation:
Die Behandlungsdokumentation verläuft bei mir inzwischen auch papierlos. Ich habe mir lange Gedanken darüber gemacht, wie ich das am besten anstelle. Denn mit dem Tablet oder PC möchte ich nicht beim Patienten sitzen.
Es gibt verschiedene Systeme von digitalem Papier. Ein recht bekanntes ist Rocketbook. Das Notierte wird durch Abfotografieren mit der dazugehörigen App digitalisiert und in die Cloud bzw. an eine E-Mail-Adresse geschickt. Das funktioniert unter Lemniscus analog mit Murxy!. Ich habe mir den Anamnesebogen direkt laminiert und nutze diesen in Verbindung mit einem abwischbaren Folienstift. Direkt nach der Behandlung kann ich dann die Dokumentation in Lemniscus hochladen. Wer das Prinzip von Rocketbook gerne mal ausprobieren möchte, dem habe ich eine Vorlage dafür angehängt. Die App dazu findet ihr im App-Store unter dem gleichen Namen. Tipp: Ich habe solche Vorlagen laminiert und nutze diese für andere Notizen.
Für Routinedokumentation bei wiederkehrenden Behandlungen nutze ich Text-Expander. Dafür habe ich mir einige wiederkehrende Textbausteine angelegt und mit einem Kürzel versehen. So geht die Dokumentation nach einer Behandlung in kürzester Zeit. Vorteil ist, dass die Texte auf allen Geräten zur Verfügung stehen.
Arztberichte und Dokumente vom Patienten können entweder vom Patient selbst hochgeladen werden oder scanne ich direkt via Murxy! ein. Somit habe ich sie ebenfalls digital vorliegen. Die Kopien oder auch Originale bekommt der Patient direkt oder bei der nächsten Behandlung wieder ausgehändigt.
Vorteil: Die Dokumentation kann direkt in der Akte beim Patient übersichtlich eingesehen werden. Bei Bedarf sind nur ein paar Klicks nötig, um sie zu verschicken. Ich kann auch unterwegs von allen Geräten darauf zugreifen. Es spart Papier. Weniger Platzbedarf zur Aufbewahrung der Dokumente.
Nachteil: für mich keiner
Fast papierlos:
Jetzt also zum Grund, warum ich nur fast papierlos bin. Einige ältere Patienten haben keine E-Mail-Adresse, keinen Computer und auch kein Smartphone. Bei denen kann ich die Behandlungsverträge am Tablet unterzeichnen lassen oder habe einen Ausdruck parat.
Ebenfalls wollen einige Patienten eine Papierrechnung per Post. Das wird aber in den letzten Jahren immer weniger. Pro Monat vielleicht 2 - 5.
Bei den Terminbenachrichtigungen gibt es ebenfalls noch welche vom alten Schlag, welche einen Terminzettel benötigen. Dafür habe ich damals welche mit meinen Visitenkarten (Corporate Design) drucken lassen und noch massig vorrätig.
Fazit:
Ich bin froh darüber, papierloser zu sein. Die Vorteile sind größer als die Nachteile, welche unter ungünstigen Umständen auftreten könnten.
Fragen beantworte ich gerne und falls ich etwas vergessen haben sollte, wird es hier im Beitrag ergänzt.
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