Frage an alle, die ihre Leistungen nach Zeit abrechnen (und Wunsch dazu ans Lemniscusteam)

[Rupprecht]

Guten Morgen liebe Community, guten Morgen liebes Lemnisus-Team,

habe eine kleine Frage, bzw. ein paar kleine Fragen an Euch und einen Wunsch.

Weiterlesen lohnt vermutlich nur für diejenige, die auch Leistungen nach Zeit abrechnen!

Ich habe eine Praxis für Coaching und Psychotherapie. Die meisten meiner Leistungen rechne ich nach Zeit (und nicht nach irgendeiner GebüH- oder GOÄ-Ziffer ab). Deswegen habe ich verschiedene Leistungen definiert, die alle nach der Länge der jeweiligen Therapiesitzung berechnet werden.

Standardmäßig ist jeder Termin bei mir zunächst einmal 2 Stunden lang.
Die entsprechende Leistung habe ich auch schon im Vorfeld für die/den jeweilige*n Klient*in festgelegt.
Pro Termin erbringe ich als Therapeut auch in den meisten Fällen nur genau eine Leistung.

Da ich 120 Minuten (=2 Stunden) voreingetragen und mein Honorar pro Zeiteinheit in der entsprechenden Leistung festgelegt habe, ist für jeden Termin mein wahrscheinliches Honorar schon unten eingetragen. Lemniscus hat das für diese 2 Stunden schon korrekt berechnet. So weit so gut und super praktisch und zeitsparend!

Ab da wird's dann aber leider für mich immer ein bisschen hakelig und sogar stressig. Ich muss dann nämlich irgendwie immer höllisch aufpassen, dass ich nach dem Termin dann nicht zu viel oder zu wenig abrechne. Warum?

Nach dem Termin trage ich dann die tatsächliche Zeit ein, also z.B. 90 Minuten wenn der Termin kürzer war, oder 150 Minuten, wenn er länger war. Mein im voraus berechnetes Honorar, das unten in der Terminmaske schon genau für die 120 Minuten richtig berechnet eingetragen ist, passt sich aber nicht automatisch der geänderten tatsächlichen Zeit an. Ich muss hierzu dann noch unten auf "Zeiteinheiten berechnen" klicken, erst dann wird das Honorar korrekt neu berechnet.

Also muss ich ja eigentlich nur einen weiteren Klick machen! Trotzdem vergesse ich den immer mal wieder zu machen. (Fragt mich nicht warum!) Und wenn ich das dann vergessen habe zu machen, kann ich den Termin trotzdem als "Termin fertig bearbeitet" markieren und speichern und auf der Basis eines leider falsch berechneten Honorars eine Rechnung dazu stellen. Ist mir mehrfach passiert mal zu meinen Ungunsten (nicht so toll), mal zu Ungunsten meine*r Klient*in, was ich noch döfer finde.

Seitdem bin ich ein wenig zum Zwängler geworden, d.h. einmal im Monat, wenn ich die Rechnungen stelle, klicke ich jeden Termin noch mal einzeln an und vergewissere mich, ob das Honorar zur Zeitdauer des Termins passt. Selbst dabei habe ich es seitdem noch einmal übersehen, dass da was nicht stimmte. So bedeutet das für mich irgendwie Stress, viele zusätzliche Kontrollklicks und irgendwie gefühlt unnötig verplemperte Zeit mit etwas Nervigem.
Das ist doof und ansonsten der einzige Bereich in Lemniscus, der bei mir Stress auslöst - alles andere ist für mich einfach nur super genial, praktisch und entspannend!

Jetzt meine Fragen an Euch:

- Kennt Ihr das auch?
- Wie erlebt Ihr das?
- Wäre es für Euch OK, wenn bei jeder Änderung der Zeit oben in der Maske, unten das Honorar automatisch dann auch neu und passend zur Zeit berechnet werden würde?
- Oder spricht was dagegen?

Meine Bitten/Ideen ans Entwicklerteam basieren auf vier Möglichkeiten, die mir alle helfen würden:

1. Für mich am praktischsten wäre es, wenn diese Funktion hier einfach auf "automatische Anpassung des Honorars bei Änderung der Zeit" angepasst werden würde.

2. Wenn aber irgendetwas gegen eine solche Automatik als Standard spricht (weil für andere es genau gut so ist, wie es bisher ist, und vielleicht die Automatik zu Problemen an anderer Stelle führen würde), dann würde ich mir wünschen, dass entweder

a. irgendwo in den Einstellungen ein Schalter wäre, mit dem jeder selbst entscheiden kann, ob er diese Funktion automatisch oder eben nicht automatisch will.

oder

b. dass ich beim Speichern und/oder beim Anklicken von "Termin fertig bearbeitet" jedes mal gefragt werde, wenn eine Differenz zwischen Zeit und Honorar besteht, mit einem Art Popup-Fenster, mit z.B. folgendem Text

"Zwischen der eingetragenen Zeitdauer dieses Termins und dem hierfür berechneten Honorar besteht eine Differenz, ist der Termin wirklich so fertig bearbeitet oder möchtest Du den Termin trotzdem jetzt so speichern". Dazu dann eine Ja oder Nein Auswahl.
Wenn ich dann "Nein" anklicke, würde nicht gespeichert werden, und ich könnte meine Korrekturen machen und erst dann speichern.

oder

c. standardmäßig wäre "automatische Neuberechnung" aktiviert, wenn aber bei irgendeinem Sonderfall die Automatik dann doch nicht gewünscht wäre, könnte die Automatik dazu dann in der Terminbuchungsmaske mit einem Klick deaktiviert und damit ausgeschaltet werden. (Dafür könnte dann unten statt "Zeiteinheiten berechnen" ein neues anklickbares Feld "Zeitautomatik für diesen Termin ausschalten" eingefügt werden.

Habe jetzt noch etwas länger drüber nachgedacht: Diese letzte Lösung (c) gefällt mir am besten. Sie dreht das bisherige Verhalten von Lemniscus praktisch um und erhält dabei trotzdem auf einfachem Wege die volle Fflexibilität und Wahlfreiheit zwischen automatischer und manueller Berechnung. Alle User mit ihren eventuell unterschiedlichen Arbeitsweisen und Bedürfnissen könnten damit vermutlich glücklich sein und man wäre auf alle zukünftigen Eventualitäten vorbereitet. Außerdem vermute ich, dass diese Variante (c) mit relativ wenig Programmieraufwand und damit zeitnah umsetzbar sein könnte.

Soweit zu meinen Ideen dazu ... vielleicht gibts ja noch einfachere oder bessere Lösungen!

Vielen Dank für Eure Geduld beim Lesen

Rupprecht

 

[pgtaboada]

Wir müssten die Option, dass diese immer automatisch bei Änderung der Zeit korrigiert wird, pro Leitung anbieten. Wir machen uns Gedanken, wie aufwendig die Änderung wäre.

Das ganze wird nicht automatisch gemacht, da die Funktion für die Schweiz entwickelt wurde und man dort sowas Abrechnen können soll:

10min Leistung A
15min Leistung B

Die Option, die Leistung auf die Dauer des Termins anzugleichen war für die Schweizer Kollegen gedacht, die nur eine Tätigkeit in der Zeit abrechnen.

 

[Rupprecht]

Ok - verstehe (Thema Schweiz).

Ich denke, dass Lemniscus mit einer "automatischen Honoraranpassung bei Änderung der Zeitdauer" für praktisch alle freiberuflichen Coache, psychologischen Berater, Lebensberater, Supervisoren, Mediatoren, Paartherapeuten (in Österreich auch zusätzlich für die "Lebens- und Sozialberater") etc. sehr sehr attraktiv wäre, da all diese eben oftmals genau nur eine einzige zeitberechnete Leistung pro Termin abrechnen.

Deine Idee, beide Möglichkeiten (automatisch oder manuell) direkt schon im Vorfeld bei der Definition von zeitbasierten Leistungen auswählen zu können, finde ich super. Also, wenn diese Möglichkeit Wirklichkeit werden würde, wäre ich auf jeden Fall sehr dankbar!

 

[Funbg]

Hallo, ich kenne die Software zwar nicht, da ich keine Heilpraktikerin bin, aber ich hätte einen Lösungsvorschlag. Und zwar könntest du versuchen dich daran zu gewöhnen, jedesmal auf "Zeiteinheiten berechnen" zu klicken. Dann würdest du es nie wieder vergessen. Aber wie erwähnt kenne ich die Software nicht und weiß nicht, ob es so funktioniert, wenn keine Änderung vorliegt.

 

[pgtaboada]

Update kommt. Man wird die Leistungen auf „immer aktualisieren“ stellen können.

 

[Rupprecht]

Das ist ja super Papick ... Danke ... schönen Sonntag
Danke Dir auch Funbg für Deine Idee!

 

[pgtaboada]

Ist online.

 

[Rupprecht]

Vielen Dank Papick,

das ist an guter Stelle in der Leistungsdefinition zum Anklicken platziert.

Läuft aber bisher noch nicht ganz perfekt:
- Wenn ich eine Leistung, die ich mit "Zeitberechnung automatisch an Termindauer anpassen" markiert habe, in die Terminbearbeitungsmaske reinziehe und dann oben links bei "Dauer" die Anzahl der Minuten verändere, funktioniert es genauso wie es soll: Die Honorar-Summe unten ändert sich entsprechend automatisch und korrekt berechnet. Und bei jeder weiteren Änderung der Minuten auch. Bis dahin also perfekt!
- Wenn ich aber (wie es in der Praxis läuft) erst einen Termin mit meiner Standardanzahl an Minuten anlege, die passende Leistung auswähle, das ganze speichere und dann nach dem Termin die Terminbearbeitungsmaske wieder öffne und die tatsächliche Anzahl an Minuten eintrage, ändert sich leider die Honorar-Summe unten nicht mit, bleibt wie sie vorher war auf Standardwert. Die Anpassung klappt dann nur wie sonst auch erst nach Anklicken von "Zeiteinheiten berechnen".

Hoffe, dass das nur noch einer kleinen Korrektur bedarf.

Gruß Rupprecht

 

[Rupprecht]

Und noch was dazu:

Vielleicht sollte im Erklärungstext auf der linken Seite in der Eingabemaske "Leistung bearbeiten" unter den Absatz:
"Mit der Angabe einer Zeiteinheit wird die Leistung Termindauerabhängig. Wird eine Zeitabhängige Leistung einem Termin hinzugefügt, dann wird einmalig die Anzahl der Leistungen berechnet, abhängig von der Termindauer und der Zeiteinheit. Es wird aufgerundet."

noch ein weiterer Satz folgen, der etwa so lauten könnte:
"Die Auswahl von 'Zeitberechnung automatisch an Termindauer anpassen' macht i.d.R. dann Sinn, wenn zu einem Termin nur genau eine zeitabhängige Leistung abgerechnet wird, deren Dauer sich über die gesamte Zeit dieses Termins erstreckt."

(Denn, wenn ich mehrere zeitabhängige Leistungen in einen Termin packe, müssen sich diese die Gesamtanzahl der Minuten des Termins vermutlich untereinander aufteilen. Und das geht dann sinnvoll nur manuell. Also z.B. Gesamtanzahl 60 Minuten. Davon dann 40 Minuten Anamnese und 20 Minuten Hypnose. Bei Automatik hätte ich dann: 60 Minuten Anamnese und 60 Minuten Hypnose, was ja Quatsch wäre.)

Eigentlich ist das klar, dass diese Funktion nur bei genau einer zeitabhängigen Leistung sinnvoll funktionieren kann, aber wer weiß. Ich denke, so ein zusätzlicher, erklärender Satz könnte vielleicht den ein oder anderen vor "sich wundern oder sogar ärgern" bewahren. Und schaden kann er ja auch nicht. Ich glaube aber auch, dass die meisten Therapeut*innen, die zeitberechnend arbeiten, ohnehin i.d.R. nur eine Leistung pro Termin abrechnen. Nicht zeitberechnete Leistungen kann man sowieso in beliebiger Anzahl hinzunehmen (z.B. Auswertung eines Tests zum Festpreis).