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Hat jemand eine Lösung zu "Termin abgesagt und trotzdem Rechnung erstellen mit Ausfallgebühr"

NoraK

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Rostock
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Beratung und Therapie, Hypnose, Yager-Methode
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HP
compass Methode
Eine Frage in die Runde zu folgendem Thema:

Wenn Termine zu spät abgesagt werden, berechne ich eine Ausfallgebühr. Wenn ich nun den Termin aus dem Kalender nehme, damit der Klient die Absage-Bestätigung bekommt, kann ich auch keine Leistung berechnen.
Habt jemand da eine Lösung? Ganz einfach den Termin nicht löschen?

Viele Grüße und Danke von
Nora
 
Praxis mit Erfolg

Rupprecht

Aktives Mitglied
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Rinkerode bei Münster
Therapien
Coaching & Psychotherapie - Schwerpunkt: Paartherapie
Guten Morgen Nora,

ich denke, wenn ein Termin erst einmal gelöscht ist, wirst Du für ihn auch keine Rechnung mehr erstellen können. Ich habe die Sache mit der Ausfallgebühr so gelöst:

- In Lemniscus lässt sich einstellen, bis wieviel Stunden vor dem Termin, Klienten/Patienten den Termin selbst in Lemniscus löschen können. Bei mir geht das bis 48 Stunden vorher.

- In den Vorlagen für die Terminbestätigung habe ich folgenden Text eingefügt:
"Falls Sie diesen Termin NICHT wahrnehmen möchten, können Sie ihn bis 48 Stunden vorher automatisch und für Sie kostenfrei stornieren. Klicken Sie hierzu einfach auf den folgenden Link: .... ... ...
Für eine spätere Absage gibt es kein automatisiertes Verfahren. Schreiben Sie mir in einem solchen Fall bitte eine E-Mail. Es werden Ihnen dann die Kosten für 2 Stunden in Rechnung gestellt."


- Wenn der Termin dann vom Klienten auf diese Art rechtzeitig selbst gelöscht wird, stelle ich auch keine Ausfallgebühr.

- Wenn der Klient aber versucht, den Termin erst nach der Storno-Frist zu löschen, kann er das nicht selbst tun. Beim Versuch es trotzdem zu machen, "sagt" ihm Lemnisucs, dass das nicht geht.

- In dem Fall muss der Klient mir dann eine Mail schreiben. Er weiß auch, was er dann zahlen muss.

- Wenn ich die Mail (manche sprechen auch auf meinen AB) bekomme, entscheide ich, ob ich die Ausfallgebühr tatsächlich berechnen will oder nicht.

- Bei einigen dieser Fälle, lösche ich dann selbst den Termin: z.B. bei höherer Gewalt oder auch bei Klienten, die schon seit langem noch nie einen Termin abgesagt haben oder von denen ich denke, dass sie einen guten Grund zur Absage haben, oder von denen ich denke, dass die Berechnung der Ausfallgebühr eine nicht zumutbare Härte für sie wäre.
Auch dann berechne ich keine Ausfallgebühr. Die Klienten sind dann positiv überrascht und freuen sich. Das macht vielleicht 20 % Prozent meiner kurzfristigen Absagen aus.

- In ca. 80 % der kurzfristigen Absagen lasse ich den Termin dann stehen und berechne als Leistung die Ausfallgebühr. Da der Termin nicht gelöscht ist, kann ich hierüber dann auch ganz normal eine Rechnung in Lemniscus erstellen.

- Die Absage-Bestätigungs-Mail schicke ich meinem Klienten dann manuell als Antwort auf seine Absage, die er mir per Mail geschickt hatte. Wenns auf dem AB war, bekommt er gar keine Bestätigung.

- Manchmal kann ich den Termin dann trotzdem ja noch neu vergeben. In diesen Fällen trage ich den neuen (zur gleichen Uhrzeit vergebenen) Termin in Raum 2 ein. Zu der Uhrzeit stehen dann dort 2 Termine nebeneinander. Der ursprüngliche, dann aber abgesagte Termin (für den ich Ausfallgebühr berechne) in Raum 1 und der neue in Raum 2.

Hoffe, dass ich Dir hiermit etwas helfen konnte :)

Beste Grüße

Rupprecht
 
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NoraK

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Rostock
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HP
Rupprecht, hab vielen Dank für Deine ausführliche Beschreibung! Das hilft mir sehr... und lustigerweise, hatte ich ähnliche Gedanken, nachdem ich die Mail geschrieben habe. Ja, die Lösungen sind irgendwie schon da... Teils regele ich es auch schon so wie Du es machst.

Mir fehlt jetzt nur noch der zweite Raum... brauche wohl ein Upgrade:p

Also nochmals. DankeDanke!
 
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