Keine Emailarchivierungspflicht für Therapeuten?

[Henry.H]

Ja klar

 

[HPSepp]

Ja, aus dem HGB heraus ist das so. Weil das HGB für die genannten Berufsgruppen entsprechend nicht greift.

Die Vorschrift der AO besteht jedoch m.W. ohne Einschränkung. Deshalb steht das wohl sinnigerweise darunter.

Ich sags mal so in meiner Persönlichkeitsstruktur finde ich sowas als irreführend und wenig klar. Und genau das wird ja auch ausgenützt von verschiedenen Seiten und so kommt es, daß ganze Kanzleien damit beschäftigt werden Schlupflöcher zu finden und andere diese wieder zu stopfen.
Das ich mich instinktiv dafür entschieden habe ein Dokumentenmanagementsystem zu kaufen ist aber eher dem Umstand geschuldet, daß ich sowieso für mein Chaos in den Unterlagen eine für mich tragfähige und pragmatische Lösung gesucht habe und als glückliches Nebenprodukt habe ich damit auch die Emailarchivierung gleich mit erschlagen.

 

[Henry.H]

Leider verderben immer wieder viele Köche den Brei.
Manchmal wird der so schlecht, wie das beispielsweise mal bei Patientenrechten der Fall war: unzählige Gesetze und noch mehr Gerichtsurteile gab es, bis kaum noch jemand durchblickte. Dem wurde dann mit dem Patientenrechtegesetz Abhilfe geschaffen.
So eine Zusammenfassung zur Vereinfachung wäre hier auch sinnvoll - wie in vielen anderen Bereichen.

 

[pleindespoir]

An einer Vereinfachung ist der Gesetzgeber nicht interessiert. Ziel aller Vorschriften und Gesetze ist die Möglichkeit, einem kleinen selbständigen Unternehmer oder Freiberufler die Existenz nachhaltig zu ruinieren und das mühsam erarbeitete Vermögen wegzupfänden, wenn er in die Fänge der Beamtenmafia gerät. Wären die "Spielregeln" klar, könnte man sich verteidigen - das ist aber nicht gewünscht, wenn der Raubritterstaat seine Leistungsträger ausplündert. Nur große Firmen mit eigenen Juristen und Steuerberatern können sich gegen die Behördenwillkür verteidigen - den Kleinen fehlt dazu schlicht das Geld.

 

[Henry.H]

Sorry, das sehe ich ganz und gar nicht so. Es gibt sicherlich viel zu verbessern, aber insgesamt haben wir ein sehr auf Förderung angelegtes System. Schau mal in andere Länder
Dass manch Einzelner damit überfordert sind, liegt in der Natur der Sache. Lernen kann man es, auch wenn es auf den ersten Blick komplex ist. Für Einzelunternehmer ist es gar nicht so schwierig.

 

[Isabel98]

Sepp, wie heisst dieses Dokumentenmanagementsystem? Und weshalb hast Du Dich genau dafür entschieden?

 

[HPSepp]

Sepp, wie heisst dieses Dokumentenmanagementsystem? Und weshalb hast Du Dich genau dafür entschieden?

Guckst Du: https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv
Gründe für die Entscheidung:
Günstig
Plugins für die gängigen Mail und Officeanwendungen (1 Klick und schon wird die Mail archiviert oder nur der Anhang kann man wählen)
Server und Clientbasiert

 

[RWH]

Hallo Sepp,

eine Frage: Ist in dem Doku-Archiv auch die Email dabei oder braucht man dazu die andere Lizenz auch?

Was mich an dem "Ding" etwas stört: Du bezahlst zwar nur einmal eine Lizenz, aber bei Updates ist immer wieder eine Gebühr fällig und Du musst alle Updates mitnehmen, sonst musst Du bei einem späteren Updaten (z.B. weil Gesetzesänderungen) wieder die volle Lizenz bezahlen. Und man macht sich natürlich abhängig, denn wenn man nach einiger Zeit merkt, dass die ständig neue Updates liefern, dann hängt man in dem System fest...

 

[HPSepp]

Hallo Sepp,

eine Frage: Ist in dem Doku-Archiv auch die Email dabei oder braucht man dazu die andere Lizenz auch?

Da ist auch die Email schon mit enthalten....

Was mich an dem "Ding" etwas stört: Du bezahlst zwar nur einmal eine Lizenz, aber bei Updates ist immer wieder eine Gebühr fällig und Du musst alle Updates mitnehmen, sonst musst Du bei einem späteren Updaten (z.B. weil Gesetzesänderungen) wieder die volle Lizenz bezahlen. Und man macht sich natürlich abhängig, denn wenn man nach einiger Zeit merkt, dass die ständig neue Updates liefern, dann hängt man in dem System fest...

Hm also das mit den Updates kann so nicht stimmen da ich bereits eins gemacht habe und keine Gebühr fällig geworden ist, kann aber sein, daß sich das jetzt geändert hat.
Zum Stichwort abhängig machen:
Es gibt auch kostenlose Programme auf dem Markt, die sind aber alle nicht so bequem wie dieses. Man braucht ja mal nur unter google nach Dokumentenmanagementsystem suchen und kann dann verschiedene durchprobieren.

Es gibt auch die Haltung meines Steuerberaters, der hat auf seinem System eine gute Verzeichnisstruktur und legt dort alles in PDF ab und bezeichnet die Dateien im Namen aussagekräftig auch das ist möglich aber nicht revisionssicher. Für den beruflichen Einsatz in der Steuerkanzlei hat er ein Programm (Anschaffungswert 50 000€ und 10 000€ Wartunsgebühren pro Jahr).

Man kann sich auch ein "professionelles" zulegen, solche Systeme gehen ab ein paar tausend Euro los und da ich in meiner anderen Arbeit seit Jahren schon mit solchen Systemen arbeite weiß ich was da dann an Kosten, Abhängigkeiten und Updates auf einen zukommt.

Abhängig ist man immer bei solchen Systemen weil die Daten ja in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert werden. Will heißen wenn man keinen Export hat dann kommt man bei einem Systemabsturz nur ran wenn man das Programm auf einem neuen Rechner installiert und einen Reimport veranlasst. Deswegen war es mir auch wichtig, daß ich exportieren kann und auch das macht ECODMS ganz gut, es gibt einen Export über Filter, dann werden die PDFs abgelegt im Verzeichnis und es gibt einen Adminexport da wird dann zusätzlich ein Offlinreaderprogramm mitdazugegeben und man hat die selbe Ansicht wie sonst auch und kann komfortabel suchen aber nichts neues hinzufügen.

Und es geht ja nicht nur um Mails. Nimm doch einfach mal die Anforderung der neuen DS-GVO her, daß das Datenverarbeitungsverzeichnis regelmässig überprüft und aktualisiert werden muss und zwar nachweisbar. Sowas lässt sich zwar händisch erledigen aber Du musst dann die Datei jedesmal abspeichern und eine Änderungshistorie mitführen.

Und wenn jemand einen besseren Vorschlag hat (denn anscheinend hat sonst keiner oder wenig Ahnung von DMS und ich bin eigentlich die letzten Monate nur am recherchieren und nachfragen und ausprobieren) dann darf er mir das gerne schreiben, denn was mich diese ganzen Umstellungen und neuen Anforderungen (Finanzamt, Datenschutz, Pharmaziereferat, Verschreibungspflicht und die ganzen Nebenfolgen) an Zeit und Nerven kosten geht mir derzeit gehörig auf den Sack.
Ach übrigens, ganze nebenbei behandle ich auch Patienten und die Infos bekommt ihr hier von mir kostenlos. Es gibt auch keine Provison wenn ich das Programm empfehle und es gibt noch viele andere Programme auf dem Markt, da kann sich jeder selbst schlau machen was für ihn und seine Praxis notwendig ist.

Mir macht das alles im Moment keinen Spass nochdazu weil wirklich an jeder Ecke derzeit gezogen wird einschließlich, daß ich Therapieverfahren aufgeben oder umstellen muss.

 

[RWH]

Es läuft immer mehr drauf raus, dass die "Kleinen" bei dieser ganzen Regelungswut auf der Strecke bleiben, weil sie einfach nicht über die nötige Infrastruktur verfügen, um mitzuhalten. Aber das ist der Politik vermutlich egal, weil eh nur noch die Großen als "systemrelevant" gelten. Wen interessiert schon, ob der HP X überlebt oder nicht?