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Kleine (große?) Vision für Lemnisus zur Warteliste

Rupprecht

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Liebe Community,

für diese Woche hatte ich heute Morgen zwei Absagen. Eine für Morgen, eine für Freitag. Jetzt beginnt für mich das Anschreiben von Klienten, von denen ich weiß, dass sie vielleicht gerne zeitnah einen Termin hätten. Das braucht Zeit. Und wenn ich mehr anschreibe, erhöht sich damit dann zwar die Chance, die Termine wieder zu füllen. Oft möchten den Termin dann aber auch gleich z.B. drei Leute haben. Dann habe ich die Qual der Wahl und muss dann zweien von ihnen wieder eine Absage schreiben, was wieder Zeit kostet und außerdem, diese Klienten dann vielleicht "betrübt", da sie sich gerade schon gefreut hatten, jetzt vielleicht doch rasch einen Termin zu bekommen. Soweit zur Ausgangslage. Vielleicht kennt Ihr so was ja auch.

Jetzt zur Vision: Lemniscus erledigt das alles für mich und für meine Klienten!

Dazu bräuchte es (glaube ich) gar nicht wo viel:

1. Die neue Möglichkeit, eine Liste mit genau den Klienten zu führen, die immer gerne informiert werden möchten, wenn kurzfristig ein Termin frei wird. Es wäre schon toll, wenn ich in den Stammdaten jedes Klienten ein Häkchen setzen könnte für "möchte über kurzfristige freie Termine per Mail informiert werden". Noch schöner wäre, wenn ähnlich der Online-Terminbuchung (am besten irgendwie in diese integriert) auch meine bestehenden Klienten sich selbst per Klick auf diese Liste setzen und auch wieder runternehmen könnten, wenn sie dort nicht mehr stehen wollen.

2. Immer wenn zeitnah (am besten von mir einstellbar, z.B. innerhalb der nächsten 14 Tage) ein Termin abgesagt wird, bekommen alle, die auf der Liste stehen, automatisch eine Mail mit dem Hinweis auf den oder die gerade frei gewordenen Termine. Den genauen Text für diese Mail könnte unter den Vorlagen angepasst werden. In der Mail könnte dann auch der übliche Link zur Online-Terminbuchung stehen. Und die/der Erste, der den Termin dann bucht, hat ihn dann halt bekommen. (Eventuell könnte dann auch noch mal ne Mail rausgehen, mit der Aktualisierung der dann ggf. noch freien Termine in diesem Zeitraum oder dem "Bedauern", dass jetzt doch keiner mehr frei ist.)

Was haltet Ihr von der Idee? Und als Frage an Papick und an Stefan: Wie gut wäre das umsetzbar?

Für mich zumindest wäre es ein weiterer Meilenstein zur Erleichterung meiner Arbeit. Weniger Zeit für Orga-Nerv-Kram und mehr Zeit und Energie für das Eigentliche: das Dasein für und das Arbeiten mit meinen Klienten.

Herzliche Grüße

Rupprecht
 
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Praxis mit Erfolg

Sabine Zoglauer

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Guten Morgen, Rupprecht,

diese Möglichkeit bietet dir lemniscus bereits - die Wartelisten.

Geh doch bitte einmal auf diesen Link in unserem Helpdesk, da findest du alle Informationen:


Liebe Grüße, Sabine
 

Rupprecht

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Danke Sabine,
siehst Du ... und da dachte ich, dass ich mir Lemniscus schon gut angeschaut habe :)
Schaue ich mir jetzt gleich an!
 

Rupprecht

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So - habs mir angeschaut. Das meiste, was ich mir da gewünscht habe, kann die Wartelistenfunktion sehr gut und mit noch viel mehr tollen Möglichkeiten (gegenüber) meiner Idee - super!

Für kurzfristig frei gewordene Termine funktioniert das mit den bisherigen Möglichkeiten so aber noch nicht wirklich gut. Für meinen Termin, der Morgen um 17 Uhr freigeworden ist, würde ich gerne alle auf der Warteliste gleichzeitig automatisch benachrichtigen können. Denn, wenn ich nur die oder den ersten auf der Liste benachrichtige und dann noch die Zeit gebe, sich z.B. innerhalb von 24 Stunden zu entscheiden, werde ich, wenn dieser Klient den Termin nicht will, ja vermutlich keinen Klienten mehr für diesen Termin finden. Und wenn ich ihm nur 2 Stunden Zeit gebe, um den Termin zu bestätigen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er die Benachrichtigungsmail in dem Zeitfenster noch nicht einmal gelesen hat.

Für solche kurzfristig frei gewordenen Termine würde ich mir daher zusätzlich noch sowas wünschen wie:

Bei frei gewordenen Terminen innerhalb der nächsten 7 Tage (Anzahl der Tage einstellbar) funktioniert die Wartelistenfunktion auf Wunsch anders. Sprich: der Termin wird nicht fest reserviert und damit eine zeitlang für alle blockiert, vielmehr werden dann tatsächlich alle auf der Liste gleichzeitig angeschrieben und der erste, der bucht, bekommt ihn. Also für diese Fälle so wie in meinem ersten Post beschrieben.
 
Last edited:

Anja Flörke

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Hallo Rupprecht,

das widerspricht unserem Konzept der Terminkollision-Vermeidung. Wenn mehreren Patienten der gleiche Termin angezeigt wird, und sie drücken gleichzeitig auf "buchen", was passiert dann? Jemand ruft Dich an um den Termin zu schnappen und gleichzeitig bucht jemand online, was passiert dann?

Um es kurz zu machen: Das ist technisch nicht möglich. Wir brauchen immer eine Reservierung (und damit einen geblockten Termin für einen Patienten), um den Termin anbieten zu können.

Außerdem finde ich es persönlich auch etwas schräg, Heilbehandlungen quasi zu versteigern. 3-2-1-meins... würde sich zumindest für mich als Patient nicht wirklich gut anfühlen. Und das ist sicher nur mein ganz eigenes Empfinden.

Viele Grüße,
Anja
 
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Rupprecht

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Coaching & Psychotherapie - Schwerpunkt: Paartherapie
Dankeschön Anja,

kann Deine Gedanken gut verstehen! Für mich als Patient*in würde es sich auch nicht gut anfühlen, wenn das wie eine Versteigerung gehandhabt würde.
Bei mir wäre das aber nicht so. Meine Termine sind immer ca. 2 Stunden lang. Ich habe pro Woche maximal 20 Termine. Nicht alle können am gleichen Tag und zu den gleichen Uhrzeiten. Auf meiner Warteliste sind zur Zeit insgesamt 5 Leute. 3 von ihnen haben zu ähnlichen Zeiten Zeit.

Wenn jetzt übermorgen ein Termin frei wird, schreibe ich diese 3 Leute an. Sie lesen zu unterschiedlichen Zeitpunkten meine Mail. Sie würden also nur in höchst seltenen Fällen sich gleichzeitig in die Lemniscus-Buchung einloggen!

Viele Lesen meine Mail erst mehrere Stunden nach dem Absenden. Würdest Du selbst in solche einem Fall dann immer erst einen Tag warten als Therapeutin und immer nur einen anschreiben? Ich schreibe bisher also alle drei an, schreibe auch offen dazu, dass ich aufgrund der Zeitknappheit bis zum freien Termin noch zwei weitere Interessenten angeschrieben habe. In dieser Form funktioniert das gut die Klient*innen und für mich (abgesehen von der Arbeit und der Zeitverzögerung meinerseits, denn ich kann ja, wenn jemand kurzfristig absagt, auch nicht sofort meine Mail an die 3 Interessenten verschicken. Das schaffe ich auch oft erst viele Stunden nach der Absage.) Meine Klienten bedanken sich hinterher bei mir, dass ich an sie gedacht haben. Das tun sie auch, wenn sie den Termin dann nicht bekommen haben! Weil sie verstehen, warum ich das in diesem Fall so handhabe.

Ich weiß, dass Lemniscus nicht für 3 Leute gleichzeitig einen Termin reservieren/blockieren kann. Das war auch nicht Teil meiner Idee!

Meine Idee war, die Möglichkeit zu haben, die normale Wartelistenfunktion für frei (gewordene) Termine, die nur noch wenige Tage in die Zukunft liegen, zu verändern. Und zwar so, dass der Termin dann für keinen reserviert wird, also auch nicht blockiert ist. Sondern dass in diesem Fall stattdessen an diejenigen, für die der Termin ein Match ist, dann eine Mail mit dem Hinweis auf den gerade freigewordenen Termin bekommen. Es wäre sehr sehr unwahrscheinlich, dass die sich dann alle gleichzeitig einloggen! Anstatt dass ich meine 3 Leute dann angeschrieben hätte, hätte Lemnisucs das für mich übernommen. Das ist alles! Ansonsten finde ich die Wartelistenfunktion, die ich jetzt ja erst für mich entdeckt habe, super! Vielen Dank auch dafür.

Was meinst Du? Ist die Idee wirklich nicht gut?

Herzliche Grüße

Rupprecht
 

Anja Flörke

Bekanntes Mitglied
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Bad Essen
Hallo Rupprecht,

wie gesagt.. ohne Reservierung geht es bei uns nicht. Also müssen wir aus technischer Sicht leider passen.

Viele Grüße,
Anja
 
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