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Patient überweißt mehrere Rechnungen in einem Betrag / wie erfolgt die Verbuchung?

Zitronenenfalter

Themenstarter
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Hallo,

ein Patient fasst beim Überweisen mehrere Rechnungen zusammen und bezahlt somit den Gesamtbetrag der offenen Rechnungen.

Wie kann der Gesamtbetrag zu den einzelnen offenen Rechnungen gebucht werden?

Vielen Dank für Eure Hilfe
Grüße
Melanie
 

Adrian Anjaneya

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Offenbach am Main
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Ayurveda, Dunkelfeld, Nilas-HRV, LaborGanzheitlich und TEN
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Hey Melanie,

Verbuche die Rechnungen einfach mit dem Gesamtbetrag. Gib idealerweise bei der Zahlung ein, dass Betrag in einer Gesamtüberweisung gezahlt wurde. Also als Vermerk quasi.
Dann ist es für Dich später in der Buchhaltung wieder nachvollziehbar.

Grüße
Adrian
 
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Zitronenenfalter

Themenstarter
Neues Mitglied
Hallo Adrian,
vielen Dank für die schnelle Anwort.

Ich verstehe nicht ganz wie du das meinst.
Könntest du das in Einzelschritten kurz aufzeigen?

Ausgangssituation:
Zahlung 400€ für RG1, RG2, RG3, RG4 (Kontobuchung)
RG1 120€
RG2 100€
RG3 70€
RG4 110€

Mir ist nicht ganz klar, wie die 4 Rechnungen und die eine Kontobuchung zusammen finden.

Grüße
Melanie
 

Adrian Anjaneya

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Offenbach am Main
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HP
Hallo Melanie,

Der Zahlungsvorgang auf dem Bankkonto hat zunächst nichts direkt mit der Buchung zu tun. Das Buchen im Lemniscus ist ein Prozeß der Buchung.
Du gehst folgendermaßen vor (vergleiche Foto):
Du wählst idealerweise in der Patientenakte des Patienten, den Reiter Rechnungen auf. Dort wählst Du die erste Rg1 aus. Klicke auf die gelbe Farbe und es öffnen sich das Buchungsfenster: 1.) Datum (Tag des Zahlungseingangs auf Deinem Konto), dann blauer Button 3.)„offenen Betrag übernehmen“. Weiter unten kannst Du dort noch eine Buchungskategorie für den Steuerberater auswählen 3.) „Umsatzsteuerfreie Einnahme aus Heilpraxis“. Und Du hast noch einen Texteingabe fehle für Anmerkung zum Zahlungseingang. Hier 5.) schreibst Du „Zahlung Teil einer GEsamtüberweisung/ Sammelüberweisung am tt.mm.jjjj“. Und dann klickst Du auf die Taste unten rechts um den Vorgang zu buchen.
Danach wiederholst Du es analog für die anderen Rechungen.

Grüße
Adrian

Hoffe, mit dem Bild wird es anschaulicher.
 
Zuletzt bearbeitet:

Adrian Anjaneya

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Wieso „testen“?
Stell Dir vor, Du hast 4 Schwestern und man übergibt Euch einen 1000er. Ihr sollt es aufteilen… Das ist das Gleiche.
 

Zitronenenfalter

Themenstarter
Neues Mitglied
Was mir dabei nicht so gut gefällt, es gibt keine feste Zuordnung zwischen der Kontobuchung und den vier einzelnen Rechnungen.
Beim automatischen verarbeiten der Einnahmen wird eine Rechnung der Kontobuchung fest zugeordnet. (bei Übereinstimmung von RE-Nr. und Betrag)
Bei dem von dir Adrian beschrieben Vorgang kann ich das nur im Bemerkungsfeld hinterlegen.

Ich war es von gängiger Buchhaltungssoftware gewohnt, dass ich einer Kontobuchung mehrere Rechnungen systemisch zuordnen kann und dachte das wäre gängige Praxis.
D.h. ich hatte die Auswahl welche offene Posten (Rechnungen) eines Kunden (Patienten) ich einer einzigen Kontobuchung zuorden kann.

Vlt. wird ja sowas noch umgesetzt.
Es wäre schön.
 

Adrian Anjaneya

Bekanntes Mitglied
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Offenbach am Main
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Ayurveda, Dunkelfeld, Nilas-HRV, LaborGanzheitlich und TEN
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Bitte äußere solche Wünsche im Wunschkonzert.
Haben Dein Rechnungen den QR Code, warum hat der Patient in einem Gesamtbetrag überwiesen oder warum hast Du hier nicht eine Gesamtrechnung erstellt?

Meine Meinung: Hier werden Buchhaltungsprobleme gesehen weil man sich nicht mit Buchhaltung beschäftigt hat.

Sorry, bin gerade „not amused“.
 
Zuletzt bearbeitet:

Rupprecht

Aktives Mitglied
Ort
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Therapien
Coaching & Psychotherapie - Schwerpunkt: Paartherapie
Liebe Melanie,

ganz ganz selten habe ich auch diesen Fall, dass ein Klient, zwei Rechnungen auf einmal überweist (ich glaube einmal im letzten Jahr). Das kann aber auch nur dann passieren, wenn ich eine zweite (dritte, vierte ...) Rechnung fertigmache und versende, BEVOR der Klient die vorherige überwiesen hat. Wenn ich das mache, bezahlen manchmal Klienten mehrere Rechnungen in einer einzigen Überweisung.

Also versuche ich genau das zu vermeiden, schicke also eine Folgerechnung erst dann, wenn die vorherige überwiesen wurde.

Ansonsten schicke ich eben nicht nach jedem Termin eine Rechnung, sondern fasse mehrere Termine in einer Rechnung zusammen, zumindest dann, wenn sie in relativ kurzer Zeit nacheinander waren.

Du könntest außerdem in der Textvorlage für die Rechnungen einen Satz hinzufügen, der etwa so lautet:
FALLS SIE MEHRERE RECHNUNGEN BEKOMMEN HABEN, ÜBERWEISEN SIE BITTE JEDE RECHUNG EINZELN.
(Kann natürlich trotzdem noch passieren. Nicht jede/r liest alles, was auf der Rechnung so draufsteht.)

Wenn es dann doch einmal passieren sollte, gibt es aber auch eine gute Lösung, in der jede Deiner vier Rechnungen dann auch wieder von Lemniscus richtig zugeordnet werden kann. Und zwar so, dass bei jeder Buchung dann auch direkt auf die jeweilige Rechnung zugegriffen werden kann - also so, wie Du Dir das wünschst! Dazu ist aber etwas "Handarbeit" nötig, und zwar BEVOR Du den Kontoauszug einliest, der eine solche Zahlung enthält. Du musst diesen Kontoauszug (der ja in einer sog. CSV-Datei enthalten ist) in einem Text-Editor oder in einer Tabellenkalkulation (z.B. Excel oder OpenOffice Calc) bearbeiten:
  • Jede Buchung ist in einer solchen CSV-Datei in einer eigenen Zeile enthalten.
  • Die Zeile mit der Buchung, die Dein Honorar aus mehreren Rechnungen enthält, muss gelöscht werden.
  • Stattdessen müssen dann mit Hand so viele neue Zeilen erzeugt werden, wie Du brauchst. Wurden vier Rechnungen auf einmal bezahlt (wie in Deinem Beispiel), brauchst Du für jede dieser Rechnungen dann eine neue Zeile, insgesamt also vier Zeilen (statt der einen ursprünglichen Zeile).
  • Jeder dieser Zeilen enthält die Angaben für eine der vier Rechnungen.
Beispiel einer CSV-Datei, wie sie bei mir aussieht:

"Buchungsdatum";"Name";"IBAN/Kontonummer";"BIC/Bankleitzahl";"Verwendungszweck";"Betrag";"Währung"
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG1, RG2, RG3 und RG4";"400,00";"EUR";
"09.04.2022";"Judith Musterfrau";"DE02410200950000XXXXXX";"RUBRXXXXXXXX";"RG77";"120,00";"EUR";
"11.04.2022";"Erna Musterkind";"DE03755400450000XXXXXX";"LAREXXXXXXXX";"RG75";"250,00";"EUR";

Hier steht in der ersten Buchungs-Zeile die Buchung, in der mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt wurden. Diese Zeile darf hinterher nicht mehr in der CSV-Datei vorhanden sein. Die anderen Zeilen sind OK, weil jeweils nur eine Rechnung bezahlt wurde. Diese Zeilen müssen unverändert in der Datei bestehen bleiben.

In den vier Zeilen, die ich dann statt der "falschen" Zeile schreibe, gehört dann jeweils an der Stelle des Verwendungszwecks die jeweilige, einzelne Rechnungs-Nummer und an die Stelle des Betrags der jeweilige Betrag der einzelnen Rechnung. Name, Datum, IBAN etc. bleiben natürlich in jeder der neuen Zeilen gleich. Nach der manuellen Änderung sieht die CSV-Datei dann so aus:

"Buchungsdatum";"Name";"IBAN/Kontonummer";"BIC/Bankleitzahl";"Verwendungszweck";"Betrag";"Währung"
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG1";"120,00";"EUR";
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG2";"80,00";"EUR";
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG3";"150,00";"EUR";
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG4";"50,00";"EUR";
"09.04.2022";"Judith Musterfrau";"DE02410200950000XXXXXX";"RUBRXXXXXXXX";"RG77";"120,00";"EUR";
"11.04.2022";"Erna Musterkind";"DE03755400450000XXXXXX";"LAREXXXXXXXX";"RG75";"250,00";"EUR";

Die geänderte Datei dann einfach speichern und in Lemniscus einlesen! Dann passt alles, wie gewünscht! Lemniscus erkennt dann auch wieder jede Buchung und kann die einzelnen Rechnungen richtig zuordnen.

So ein Vorgehen nennt man "Splitbuchung" = eine Buchung wird auf mehrere Buchungen aufgeteilt. Die Summe der einzelnen Splitbuchungen muss dabei stets dem Betrag der ursprünglichen Buchung entsprechen. Dann ist buchhaltungstechnisch gesehen alles korrekt!

Das Ganze ist viel leichter als es sich auf den ersten Blick hier vielleicht liest. Und es geht auch sehr schnell!

Sehr sehr wichtig ist bei der manuellen Bearbeitung allerdings, dass jede Zeile genau nach dem gleichen Muster, wie die bereits vorhandenen Zeilen erstellt wird. Vor allem müssen die einzelnen Semikolons oder Komata und/oder auch die Anführungszeichen immer an den richtigen Stellen sitzen. (Diese sog. Trennzeichen können in verschiedenen Bankingprogrammen durchaus unterschiedlich sein!!!) Es darf kein Trennzeichen zu viel und auch keins zu wenig sein. Jede Zeile muss genau die gleiche Anzahl an Komata (usw.) enthalten. Wenn man hier was falsch gemacht hat, sieht man das aber auch spätestens beim Einlesen in Lemniscus. Denn dann werden die einzelnen Buchungen nicht richtig eingelesen. (Falls das der Fall sein sollte, es also irgendwie komisch aussieht beim Einlesen, die Buchungen NICHT speichern, sondern den Vorgang erstmal abbrechen und die neu erstellte CSV-Datei korrigieren. Nach der Korrektur erneut einlesen.

So - jetzt hoffe ich, dass diese Beschreibung vielleicht hilfreich sein kann für alle, denen sowas passiert!

Herzliche Grüße

Rupprecht
 

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Zitronenenfalter

Themenstarter
Neues Mitglied
Hallo Rupprecht,
das ist natürlich eine super Idee.
Vielen Dank für deine ausführlichen Informationen.

Hallo Adrian,
warum bist du „not amused“? - Habe ich dich persönlich angegriffen?
Ich suche nur nach Lösungen die Zeit sparen, die Arbeit erleichtern und Übersicht und Transparenz bringen.
In meinem bisherigen Werdegang waren eben Klarheit, Transparenz, exakte Zuordung und Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung oberstes Gebot.

Meine Rechnungen haben QR-Code - nicht jeder Patient nutzt sowas.
Warum Patienten Dinge tun die mir die Arbeit erschweren, ist wie das Universum zu verstehen.
Patienten kann man um alles mögliche bitten und Sie machen dann doch was sie wollen.
Natürlich ist es besser eine Gesamtrechnung zu schreiben.
In manchen Fällen kommen unterschiedliche Familienmitglieder. Dann gibts halt Einzelrechnungen.
Manchmal ist die erste Rechnung bis zum zweiten Termin nicht bezahlt.

Natürlich gehören solche Erweiterungswünsche ins Wunschkonzert.
 

Adrian Anjaneya

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Hallo Melanie,

der Ausdruck "not amused" kann auch einfach bedeuten: die Antwort gefällt mir nicht. Es ist nicht der Ausdruck eines persönlichen Angriffs.

Rupprechts Antwort ist eine Lösung. Ich weiß nur nicht, ob sie wirklich eine "Vereinfachung" darstellt. Übrigens macht das Bemerkungsfeld keinen großen Unterschied zur veränderten CSV-Datei.
Klarheit, Transparenz, exakte Zuordnung und Nachvollziehbarkeit findet in beiden Wegen statt. Der Rest bleibt mal Geschmackssache.
 

Tabea Baruch

Neues Mitglied
Heilpraktiker
Hallo Rupprecht,

vielen Dank für die ausführliche Erklärung zum Aufteilen von Rechungseingängen - beim ersten Mal hat das super funktioniert.

Jetzt ist hier ein Problem aufgetreten - ich hatte die Buchung bereits eingelesen und wollte Sie nun splitten um anschließend die Buchung des Gesamtbetrags zu stornieren. Allerdings handelt es sich bei der Buchung um eine Vorrauszahlung, die um 10 € zu hoch getätigt war - insgesamt 150 €. Ich hatte sie aber noch nicht als Vorauszahlung gekennzeichnet zu diesem Zeitpunkt. Ich habe nun 140 € der Rechung zugeordnet - und 10 € als Vorauszahlung verbucht. Als ich den Gesamtbetrag stornieren wollte, musste ich dann allerdings feststellen, dass auch die 150 € nun als Vorrauszahlung gekennzeichnet wurden.

Ich kann nicht nachvollziehen, wie das passiert ist - definitiv habe ich in der csv Datei den Gesamtbetrag gesplittet und nicht vielleicht versehentlich nochmals mit eingebucht...

Kennst du das Phänomen?
 
Zuletzt bearbeitet:

Adrian Anjaneya

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Hallo Tabea,

In dem Fall solltest Du über den Reiter Finanzen die Vorauszahlung gegenbuchen. Dazu gehe auf den Reiter „Finanzen“ -> Schalter „Vorauszahlungen“. Hier werden die die offenen Vorauszahlungen angezeigt, also Vorauszahlungen, die noch nicht eingelöst wurden. Dort werden Dir bei den entsprechenden Vorauszahlung 2 Kästchen angezeigt. Das 1. Kästchen zum Bearbeiten des Eintrags. Das 2. Kästchen (Pfeil-Rolle) dient zum Erzeugen der Gegenbuchung der Vorauszahlung.

Gruß
 
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