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Rechnung vorm Termin erstellen z.B wegen Gutschein

Petra Ochs

Heilpraktikerin, Dozentin, Autorin
Heilpraktiker
Standort
Ellhofen bei Heilbronn
Therapien
klassische Homöopathie, Dorn-Breuss, TCM, Akupunktur, ganzheitliche Frauenheilkunde, TFM
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HP
Papick, wenn ein Termin nicht wahrgenommen oder verschoben wird, dann könnte man doch ganz einfach die Rechnung stornieren und eine neue Rechnung schreiben, oder etwa nicht?

Noch ein Zusatz: wenn z.B. eine Akupunkturbehandlung geplant ist mit 6 Terminen, dann steht die Diagnose ja bereits. Denn ansonsten besteht ja nicht die Therapieempfehlung, dass 6 Akupunkturen für diese Beschwerde durchgeführt werden.

Es soll ja nicht Standard sein, dass man Termine aus der Zukunft abrechnen sollte. Aber in manchen Situationen wäre es hilfreich, die Möglichkeit dazu zu haben. Denn wenn es sich weiter rumspricht, dann würden vielleicht auch Nicht-Heilpraktiker wie Wellness-Masseure o.ä. gerne das Lemniscus-Programm nutzen oder eben Dozentinnen wie ich, die ansonsten ein neues Abrechnungsprogramm benötigen würden, damit auch diese Rechnungen regelkonform und rechtssicher sind.

Und bitte nicht falsch verstehen, es ist keine Kritik von mir, sondern der Anreiz zur Weiterentwicklung des Programmes. Ich mag Lemniscus sehr und würde sehr gerne dabei bleiben. Daher suche ich immer wieder Lösungsansätze, wie ich weiter dabei bleiben kann, ohne noch Zusatzsoftware nutzen oder wechseln zu müssen.
 
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pgtaboada

Papick G. Taboada
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Interessierte(r)
Ja, löschen wäre dann angesagt. Dann geht es aber auch gleich rund: du hättest dann einen Zahlungseingang,
der auf eine gelöschte Rechnung zeigt, was so auch nicht korrekt wäre. Wenn man von hier aus dann den Gedanken weiterführt, dann kommen Gutschriften, mehrfache Abrechnung eines Termins das vorher durch eine Gutschrift freigegeben worden ist, usw.
Ich befürchte das würde nur noch ein Buchhalter bedienen können.
 

pgtaboada

Papick G. Taboada
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Karlsruhe
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Interessierte(r)
... und, es ist aktuell Möglich, eine Rechnung für Termine in der Zukunft zu erstellen, allerdings als Leistung und nicht als Termin, gerade erstellt:



Bildschirmfoto 2017-04-01 um 13.00.06.png
 

Petra Ochs

Heilpraktikerin, Dozentin, Autorin
Heilpraktiker
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Ellhofen bei Heilbronn
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klassische Homöopathie, Dorn-Breuss, TCM, Akupunktur, ganzheitliche Frauenheilkunde, TFM
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HP
Papick, ich habe früher u.a. in der Buchhaltung (oder besser ne Kombi aus Buchhaltung, EDV-lerin und Betriebsbüro) gearbeitet, insofern.... ;) Der Zahlungseingang kann umgebucht werden, das ist normalerweise kein Problem. Und sooo häufig kommt es ja eh nicht vor, dass abgerechnete Seminartermine verschoben werden ;-)

Wie meinst du das mit "Leistung" und kein "Termin"?
 

pgtaboada

Papick G. Taboada
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Karlsruhe
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Interessierte(r)
Die machen mir auch keine Sorgen - sondern die 6x energetisches Salzteigbacken in der Zukunft.
Da kann gleich 6x was schief gehen. Das Abrechnen von Seminare ist und bleibt erstmal in Lemniscus insofern ein Problem, dass wir keine Gruppen abbilden können...

Das wir als HP Tool über Seminare stolpern, darf uns hoffentlich noch ein Weilchen verzeihen... :)
 

pgtaboada

Papick G. Taboada
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Karlsruhe
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Interessierte(r)
Das habe ich schon gleich zu Anfang des Threads aufgeschrieben:

Ihr könnt in Lemniscus ein 15min Termin anlegen und an diesem die Leistung "6x Behandlung Vorauszahlung" abrechnen. Das entspricht auch genau dem, was ihr machen wollt: ihr wollt nicht die Behandlungen, die noch nicht stattgefunden haben dokumentieren, sondern die Vorauszahlung.
 

Henry.H

HPP + Hypnotherapeut
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Heilpraktiker
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Stadtallendorf
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Hypnose, Traumatherapie (u.a. EMDR), KVT, systemische Verfahren, Sexualtherapie
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HPP
Darf ich fragen, wie du es dann bzgl. deiner Seminarrechnungen machst? Schreibst du diese vorab oder erst hinterher? Wenn vorab, welches Rechnungsdatum verwendest du dann und ergänzt du dann Texte wie "Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum"?
Seminare sind keine Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin und unterliegen dementsprechend den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes.
Bei Seminaren läuft das so, dass vorab eine Rechnung über die „Seminargebühr“ geschrieben wird. Leistungsdatum ist die Fälligkeitsgebühr der Seminargebühr. Möchten Teilnehmer dann eine Rechnung über das Seminar selbst haben, würde eine weitere geschrieben werden, in der dann – wie oben im Fall der Hotelrechnung bereits skizziert – die Vorauszahlung auf Basis der ersten Rechnung über die Seminargebühr als Anzahlung in Abzug gebracht würde. Deswegen werden von den meisten Seminarveranstaltern die Rechnungen über das Seminar selbst zum Ende des Seminars ausgegeben und nicht vorab verschickt.

@Henry.H: wenn ein Heilpraktiker im Voraus eine Zahlung für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin in Empfang nehmen kann - wie wird dann genau in diesem Kontext eine korrekte GebüH Rechnung erstellt? Konkret: was ist mit der Diagnose? Was ist, wenn am Termin dann doch andere Dinge gemacht werden? Mir geht es nicht um das dürfen - sondern um eine GoBD korrekte Umsetzung - diese müssen wir nunmal auch erfüllen.
Hier muss auch wieder zwischen steuerlich relevanten Vorgaben und Vorgaben der Krankenkassen unterschieden werden. Im steuerlichen Zusammenhang spielt das GebüH überhaupt keine Rolle. Entsprechend spielt es auch keine Rolle, ob an dem betreffenden Termin dann andere Dinge gemacht werden. Maßgeblich ist wegen der Zuordnung (umsatzsteuerpflichtige Umsätze oder nicht) ausschließlich, ob es Umsätze im Zusammenhang mit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind.

Auch wenn ich nicht weiß, wie du das mit Lemnicus umgesetzt hast. Korrekterweise musst du hier entsprechend trennen: das, was notwendig ist, um gemäß AO und GoBD die Vorgaben zu erfüllen und das, was notwendig ist, um eine Erstattung der Rechnungen durch private Krankenkassen bzw. Beihilfe zu ermöglichen. Im steuerlichen Sinne ist es deshalb problemlos möglich, so wie von mir oben beschrieben eine Vorauszahlung zu verbuchen und buchhalterisch weiter nichts mehr zu unternehmen. Aus der internen Dokumentation muss sich im Zweifelsfall selbstverständlich erschließen lassen, dass diese Vorauszahlung im Zusammenhang mit Heilbehandlungen steht, da die Zahlung ansonsten der Umsatzsteuerpflicht (ob von der Umsatzsteuererhebung nach der Kleinunternehmerregelung befreit oder nicht spielt hier keine Rolle) unterliegen würde.

Jetzt zu den nicht steuerlich relevanten Notwendigkeiten einer Rechnungsstellung:
Selbst verständlich kann eine Diagnose erst dann gestellt werden, wenn eine Diagnostik erfolgt ist. Entsprechend kann eine korrekte Rechnungsstellung nach dem GebüH erst dann erfolgen, wenn auch tatsächlich die entsprechende Maßnahme bzw. Heilbehandlung durchgeführt wurde.
Die Erstellung einer solchen Rechnung, die im Prinzip das zusammenfasst, was an Heilbehandlungen geleistet wurde, ist dann eben nicht mehr aus steuerlich relevanten Gesichtspunkten vorzunehmen – die Rechnung ist somit auch nicht Bestandteil der Buchhaltung, obwohl sie selbstverständlich rein informativ in den Geschäftsunterlagen verbleiben muss. Bestandteil der Buchhaltung sind ausschließlich die Belege, die direkt mit den jeweiligen Zahlungsflüssen zu tun haben. Also beispielsweise die Rechnung oder Quittung über eine entsprechende Vorauszahlung.



Vielleicht hilft folgendes dabei, das alles auch im Kopf auseinanderzudröseln:
weil eben Umsätze für Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes ausgenommen sind und damit – gewollt im Sinne einer freien Gestaltung – eine gewisse Orientierungslosigkeit vorherrscht, wurde eben diese Orientierung betreffend Formalien zur Gestaltung von Rechnungen Ärzten über die GOÄ, an die sie zwingend gebunden sind, gesetzlicherseits wieder auferlegt (§12 GOÄ). Heilpraktiker sind nicht an die GOÄ gebunden und entsprechend frei in ihrer Gestaltung. Die Ausstellung einer Quittung oder einer Rechnung für empfangene Zahlungen ist nach § 368 BGB zwar verpflichtend; sie kann jedoch aussehen, wie sie will.

Nachfolgende Gestaltung einer Quittung (bei Heilbehandlungen!) ist daher im Sinne des Gesetzes möglich
klopapier.jpg

Intern, d. h. für die Buchhaltung, sieht das natürlich anders aus. Hier müssen nachvollziehbare Aufzeichnungen über Zahlungsflüsse, also Einnahmen und Ausgaben, vorgenommen werden.


Meinen Schülern empfehle ich daher, sich betreffend der Gestaltung von Rechnungen an §12 GOÄ zu orientieren. Der Großteil der Bevölkerung weiß nämlich über diese doch recht komplizierten Regelungen gar nichts und erwartet natürlich eine entsprechend klare und nachvollziehbare Rechnung bzw. Quittung.
 
Zuletzt bearbeitet:

pgtaboada

Papick G. Taboada
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Ja, es müssen verschiedene Richtlinien erfüllt werden, und es ist kein Wunschkonzert. Auch wenn wir im Kopf die unterschiedlichen Quellen der Regelngeber auseinander dröseln können, als Therapeut wird man beides erfüllen müssen - und schon dreimal die GoBD.


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pleindespoir

Neues Mitglied
Wie wäre dieser Vorschlag:

Am Buchungstermin bekommt der Seminarteilnehmer eine Quittung für die gesamte Seminargebühr, die er dann auch am besten gleich auf den Tisch blättert. (wenn er das mit dem ec-casher macht, haben wir schon wieder Stress). Günstigerweise könnte für Vorauszahlvorgänge ein eigener Nummernkreis erstellt und nur für diese Fälle reserviert bleiben. Erstreckt sich das Seminar über mehrere Termine, kann bei jedem Termin die Gebührenziffer "Seminarteilnahme - bereits bezahlt" mit dem Buchungswert € 0,- eingetragen werden. Am Ende der Sequenz werden die Termine "abgerechnet", was eine Rechnung über € 0,- erzeugt, aber so verschwinden die zig Termine "wahrgenommen, aber keine Leistung und/oder nicht abgerechnet" aus der Gesamtübersicht.
Wenn nun wirklich aus Gründen der Umsatzsteur oder Diagnose oder weiß der Geier eine Rechnung nach Abschluss der Terminserie benötigt wird, kann man die abrechenbaren Leistungen doch in den letzten Termin der Serie schreiben und diesen mit Rechnung abrechnen. Diese Rechnung kann dann auch am gleichen Tag "bar bezahlt" werden, da man die Quittung der Vorauszahlung genau dann storniert und dem Patienten seine Quittung "auszahlt", womit er seine Rechnung dann gleich bezahlt.

Habe ich jetzt irgendwas übersehen?
 

pgtaboada

Papick G. Taboada
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Das würde so funktionieren, wenn der Patient keine Rechnung nach GebüH braucht. Dann müsste man das außerhalb der Terminrechnungen lösen. Einnahme gesondert per Quittung, und dann die Rechnung ohne Zahlungseingang in den Status „bezahlt“ setzen, als Anmerkung einfach den Verweis auf die vorangegangene Anzahlung.


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Glueckxkind

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Ich habe ein ähnliches Problem. Nun lese ich mich hier durch und bin verwirrter als vorher. Vielleicht kann man einfach eine Antwort im Telegramstil posten :)

Mein Anliegen:
Anlässlich meiner Neueröffnung meiner Heilpraktikerpraxis gibt es das Angebot,
Variante 1: eine 5er Behandlungsserie zu je 60 Minuten (Therapie egal, was mir möglich ist) zu kaufen oder auch
Variante 2: eine 5er Reihe mittels Ratenzahlung abzuzahlen.
Alles Heilbehandlungen, also nichts mit Umsatzsteuer.

Die Patienten sitzen bei mir bei einem kostenlosen Beratungsgespräch oder sind am Telefon und entscheiden sich dann dafür. Bezahlt wird entweder
Variante 1: Nach erhalt einer "Rechnung" per Banküberweisung, oder bar, oder
Variante 2: jeden Monat einen Teilbetrag, unabhängig, wieviele Termine pro Monat wahrgenommen wurden. (oft sogar dann bar!)

Mein Verständnis nach müsste das so funktionieren:
Variante1: Termin 15 Minuten anlegen: Erstellen eines Gutscheins
Dann daraus eine ganz normale Quittung bei Barzahlung oder eine Rechnung generieren und buchen.
Nach beenden der Behandlungsreihe benötigt der Patient dann ein "ordentliches" Dokument, evtl. auch mit Diagnose.
Wie erstelle ich das dann korrekt?
Ist das eine Rechnung, die den Vermerk enthält: Betrag wurde mit Gutschein Nummer sowieso verrechnet?
Und mit welchen Knöpfen muss ich das dann machen? Habs nämlcuh probiert und nicht gefunden. (Mir feheln die Balloon-Tips!)

Bilder siehe unten. Den ersten Termin habe ich nun geändert abgespeichert, ich sehe den noch nicht verbrauchten Betrag. Aber beim nächsten Termin (2. Bild).... wie hole ich mir den Restbetrag und lassen das aktuelle dann abziehen?

Variante2: Ebenso Gutschein erstellen. Ratenzahlung wird dann wie genau gebucht????

Liebe Grüße sendet
Susanne
 

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swiny

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Da der Heilpraktiker nicht den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes unterliegt ist der in der Gestaltung seiner Rechnungen oder Quittungen, wenn er denn überhaupt welche erstellt (was er ja ebenfalls deswegen nicht muss), frei. Hier greifen allenfalls Vorgaben aus dem Bereich der Schweigepflicht. Diese würde beispielsweise durchbrochen, wenn auf einer Rechnung oder sonstigen Unterlagen, die nicht direkt dem Patienten ausgehändigt werden, Diagnosen vermerkt sind. Sind auf einer Quittung oder Rechnung, die der Patient direkt erhält, Diagnosen vermerkt, tangiert es die Schweigepflicht nicht. Wenn der Patient diese Unterlagen dann einen Dritten weiterreicht, liegt es in seinem Verantwortungsbereich.
 

swiny

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das heißt, die Rechnung welche der Patient erhält kann ich nicht zur Buchhaltung bei mir einreichen? Da brauch ich eine andere, oder wie muss ich das verstehen ? :kopfkratz:
 

Henry.H

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Ich versteh die Frage nicht. Beschreib doch mal genauer, was Dir unklar ist und warum?
 

swiny

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Wenn ich eine Rechnung schreibe, welche der Klient bei der Beihilfe einreichen kann, schreibe ich doch die Diagnose mit drauf.
Die Kopie dieser Rechnung dachte ich, kann ich dann auch als Gegenbeleg bei meiner Buchhaltung dem Finanzamt schicken. Jetzt bin ich mir allerdings unsicher, da ich ja dann dem Finanzamt die Diagnose von meinem Klienten mitteile, also quasi gegen die Schweigepflicht verstoße. Oder wie jetzt ?
 

Henry.H

HPP + Hypnotherapeut
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Hypnose, Traumatherapie (u.a. EMDR), KVT, systemische Verfahren, Sexualtherapie
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Du verstößt im Prinzip schon gegen die Schweigepflicht, wenn du dem FA den Namen des Patienten mitteilst.

Wann musst du denn diese Belege dem FA schicken? Du machst doch keine private Steuererklärung.
 

Henry.H

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Du schickst nur deine Buchhaltungsaufzeichnungen ein. Bis 17500 € Umsatz kann das handschriftlich oder Excel o.ä. sein, darüber hinaus ist zwingend die Anlage EÜR erforderlich.
 

pgtaboada

Papick G. Taboada
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Deswegen gibt es bei uns Einahmeberichte ohne Patienteninformationen...
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